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お悩み・ご質問

2018.06.01(金)

株主総会の招集通知はいつまでに発送?方法は?

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今週の相談
経理の仕事に就いてから3年が経ち、今回初めて株主総会の準備をすることになりました。今は株主へ発送する招集通知を準備しているところですが、先輩から「通知は2週間前までに送ること」といわれました。これは絶対なのでしょうか。また、通知は郵送するのがルールのようですが、今の時代メールで良いのでは?と思います。こちらも絶対郵送しないといけませんか?教えてください!

東京都 ソー(26歳)

通知は早めが鉄則だ!

ソー君の相談を見て、昔テニス大会への招待状を受けたことを思い出した!なんと大会の3日前にな!あれには焦った!身体作りは何もしていなかったし、会場へ行くための荷造りもできていなかったからな!だが、誘われれば「NO」とはいわないのが俺だ!すぐさま準備をして大会に参加した!ボロ負けしたがな!というわけで、俺のような困った事態に陥る人を出さないよう、株主総会の招集通知について詳しく説明していくか!それじゃ行ってみよう、スマーッシュ!

招集通知の期限は厳守だ!

株主総会の通知は定時株主総会、臨時株主総会どちらの場合でも、株主に招集通知を送る義務がある!通知期限は「2週間前まで」と定められていて、これを破ると法令違反として株主総会での決議が無効とされる場合がある!期限はしっかり守るんだぞ!そうそう、ここでいう「2週間前」とは、発送日を除いて2週間前までということなので、15日前のことだ!14日前ではないから、注意してくれよ!
ちなみに法令違反に該当してしまう場合は、通知期限の他にも招集通知に記載の誤りがあった場合や、株主に対して多数の発送漏れがあった場合なども、過去に無効とされた例もある!通知期限だけなく、記載内容、発送部数も忘れずにチェックしよう!

招集通知の期限について今説明したのは所属している会社が「公開会社」だった場合だ!「非公開会社」の場合は期限が異なり、「1週間前」までに招集通知を送る必要があるぞ!ここでの「1週間前」は、2週間前までと同じ考えで8日前までということだ!

招集通知期間の短縮が可能な場合もある!

基本的に株主総会招集通知の期限は上で説明したとおりだが、条件さえ満たしていれば招集通知期間を短縮することが可能だ!条件については、以下で説明していこう!

株主全員から同意を得ている場合

株主全員が賛同しているのであれば、招集通知期間の短縮が可能だ!そもそも株主全員の同意を得ているのであれば、会社法第300条にのっとり招集手続き自体しなくて良くなる場合もあるぞ!ただし、会社が株主総会に「書面投票制度」や「電子投票制度」を採用している場合には、招集通知期間の短縮や省略はできないから、注意しておこう!

定款により定められている場合

会社の定款によって定められていれば、株主総会招集通期期限の短縮は可能だ!ただし、これは非公開会社かつ取締役非設置会社のみに限られる!公開会社だったり取締役設置会社だったりする場合は、招集通知期間の短縮を定款に記載することはできないぞ!

招集通知を送る方法

ソー君のいうとおり、いちいち招集通知状を郵送するのは非常に手間がかかる!メールの方がはるかに便利なのは間違いないだろう!結論からいうと、株主総会招集通知をメールで送ることは可能だ!ただし、あらかじめどのような方法で送るかを示したうえで株主からの同意を得る必要がある!会社側で勝手に決定するのは認められないってことだ!

それから招集通知をメールなどの電磁的方法で行うのであれば、事業報告や計算書類などといったものもすべて電磁的方法で行う必要がある!メールと紙の使い分けはできないってことだ!これは会社法第133条に記されているから、しっかり順守しよう!

何事も株主からの同意が必要だ!

招集通知期限や通知の送り方は意外と柔軟に設定できる場合がある!だが、基本的にはすべて株主からの同意が必要になるぞ!テニスでも大会のルールや日程などを選手側が勝手に決められないのと同じだな!今の方法を簡単には変更できない、ということだけは覚えておこう!というわけで、今回はここまで!君の悩みに……スマーッシュ!

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