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お悩み・ご質問

2018.07.27(金)

経理書類、増え続けるのでなんとかしたい!

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今週の相談
いつも楽しく読ませてもらっています。この歳まで経理としてキャリアを積んできたため、専門的なところでの悩みはあまりないのですが、実は最近困った事態が発生しました。保管をしなければならない領収書などが増え過ぎて、管理が難しくなってきているのです。何か良い保管方法などをご存知でしたら教えてください。

茨城県 水鏡(50歳)

増え続ける書類の山……厄介だよな!

1枚1枚はペラペラでも、積み重なっていく書類の山は場所をとったり、必要なときに取り出すのが手間になったりと本当に厄介だよな!俺も部屋の片づけをしないうちに、ゴミの山を築き上げてしまった経験があるからよくわかる!だが、最近は良い保管方法があるからそれを教えていくとしよう!それじゃ行ってみよう、スマーッシュ!

帳簿などは電子化できる!

以前に俺が説明したことがあったが、国税関係の帳簿の一部は、定められた書類を提出することで「電子化」が可能なんだ!ただ、あくまで一部であってまだまだ紙での保存が求められるものは多い……と、当時は説明したはずだ!だが、最初に説明したのは2014年だったからな!あれから4年が経ち、何度か法改正があったことで規制が緩和された!その辺りについても、詳しく解説していこう!

規制緩和でスキャナ保存がOKになった書類とは?

今までのスキャナ保存制度では、金額が3万円以上となる契約書や領収書はスキャナ保存の対象外とされ、電子化することはできなかった!だが、2015年の税制改正で金額の上限が撤廃され、どんな金額の契約書や領収書でも電子帳簿保存の申請さえしていれば、電子化が可能になったぞ!ただし、貸借対照表や損益計算書といった決算関係の書類や仕訳帳はスキャナ保存対象外だから、注意しておこうな!

書類を電子化するときの注意点とは?

書類を電子化するときは、しっかりと電子帳簿保存法で求められている水準をクリアするレベルのスキャナを使用する必要がある!あまりにスキャナの機能が低いと、改ざんを疑われてしまう恐れがあるからな!同じく改ざんを防止するための方法として、タイムスタンプ(時刻情報の証明書)の付与も義務付けられている!以前はタイムスタンプと電子署名の両方が必要だったが、法改正によって今はタイムスタンプのみでOKだ!詳しくは過去に俺が説明しているから、そっちを参照してくれよな!

もっと詳しく知りたい場合は、国税庁のHPに一問一答形式で掲載されているから、読んでみるといいぞ!

スキャナ保存で電子化する企業は増えている!

紹介したように、電子化に対する規制は徐々に緩和されているため、電子化を進める企業は増えてきている!ただ、経理の一存で電子化を進めていくのは難しいから、書類の山で困っているようなら上司に相談してみると良いだろう!というわけで、今回はここまで!君の悩みに……スマーッシュ!

「熱血経理SHOZOのお悩み相談室」では、君たちからの熱い質問を待っているぞ!経理・会計・財務のことなら、どんな質問でも打ち込んでこい!そうだ、もっと声を出せ!スマーッシュ!

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