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スキルアップ

2017.08.08(火)

【業務改善】請求書電子化の導入で経理・会計フローを効率化

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おう!いかなる瞬間でも作業効率アップに余念がない、経理サバこと財前サバ夫だ!オレ様は宵越しの金は持たねぇ主義だが、別に向こう見ずなクレイジーサバイバーなわけじゃない。無駄のない効率的な生き方が本懐ってやつだな。そんなオレ様の生きざまを忖度してくれてるのかはしらねぇが、日本の企業でも経営の合理化が進んでるな。うんうん、よくわかってるじゃねーか。その一部が請求書なんかの書類周りに関する電子化の流れだ。そんなわけで今回は、経理・会計・財務の仕事を効率化するのに欠かせねぇ取り組みについて紹介するぜ。

電子化の流れは経理・会計の業務にとって追い風になる

最近じゃあ、しきりに経費削減が叫ばれてるが、これは金の流れを管理する経理・会計にも深く関わってくる話だよな。とくに請求書関連の電子化が進んでて、電子化してメールで取引先とやり取りするのは当たり前、WEBサイト上からダウンロードするやり方の会社も多くなってきてるんだ。つい15年くらい前と比べても隔世の感があるな。

請求書の電子化でコスト・工数ともに削減できる

請求書を電子化するメリットは、コスト削減ってところがでかい。印刷するための紙代やコピーにかかる消耗品代を抑えられるし、いちいち郵送する手間も省けちまうからな。印刷した紙を封筒に入れて、宛名を書いて切手を貼って……。繁忙期にはかなり業務を圧迫しちまってたこういった作業も、電子化することで随分とカットできちまうんだ。

それに、メールなら封書を郵送するよりも早く相手に届けることができる。月末の締め日で忙しいときでもギリギリまで対応できるし、より多く処理することができるってもんよ。それに、「封書に書類を入れ間違えて、違う取引先に送っちまった!」なんてトラブルも回避できるしな。

ただし、データはちゃんと残しとくようにな

請求書の電子化が一気に進んだ理由としては、2005年に施行された「e-文書法」って法律の存在が大きい。正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」っていうんだが、これまで紙で保存しとかなきゃならなかった文書を、電子データで保存することを認めた法律ができたってことで、結構エポックメイキングな出来事だったんだよな。対象となる書類は以下の通りだ。

電子化できる文書一覧
会計帳簿 証憑書類 振替伝票
営業報告書 財産目録 事業報告書
付属明細書 組合員名簿 議決権行使書
規約等 資産負債状況書類 社債権者集会議事録・謄本
社債原簿・謄本 総会議事録 取締役会議事録

データ化してPCやサーバ上に残しとけばいいんだから、紙の請求書みたいに場所をとらずに管理しやすい。ただし、経済産業省が「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つを定義しててな、日付を改ざんしたりデータに後から手を加えたりできないように、厳しい取り決めがあるんだ。お前らが請求書のデータを管理する役回りになったら、ちゃんと気を付けておけよ。

空いた時間でスキルアップを

少し面倒だと思ったヤツもいるかもしれねぇが、それでもデータ化したほうが紙で管理するよりも12倍は楽だ(もちろんオレ様調べだ)。請求書の電子化を導入した企業の中には、導入前と比べて経理部の作業時間が3分の1に減ったってところもあるくらいだ。工数が減った分、他のコア業務にじっくりと取り組む時間が生まれるから、経理・会計のスキルアップにもってこいだよな!

ただし、電子化を導入した場合は、これまでとは業務フローが少し変わっちまうことも予想できる。最初は覚えるのに苦労するかもしれねぇが、将来的にはよい方向に進んでるわけだし、まあ柔軟に対応していけよ!

どんなに効率化しても、本来の目的を忘れなければ大丈夫だ

最近じゃ給与明細を電子化してる企業も増えてるよな。給与をもらう側からしちゃあ封を開けるときのドキドキ感がなくなって味気ねぇかもしれねぇが、いちいち紙に印刷する手間が省ける分、経理・会計側にとっちゃありがたい話だよな。紙代を節約できれば、その分会社の利益に還元できたり、新しい業務への資金に回せたりするだろう。

大切なのは、紙で残すことにこだわるんじゃなく、そこにかかるコストと費用対効果にこだわること。それがお前たち経理・会計・財務の仕事だと思うぜ。それじゃ、今回はここまでにするか。じゃあな!

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