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スキルアップ

2018.06.12(火)

【効率化】知ってると時間短縮につながるエクセル小技

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おう!経理の大海をテクニカルに乗り越える、経理サバこと財前サバ夫だ!お前ら、Excelは得意か?経理に限らず、仕事をしてりゃあExcelを使った仕事を任されることも多いだろう。Excelの技術ってぇと、マクロが組めるだの関数が使えるだのって部分が注目されがちだが、ちょっとした小技を知ってるだけでも、業務効率がアップするんだぜ。そのコツをいくつか教えてやるから、覚えておけよ!それじゃあいくぞ!

ダブルクリックでサクッとコピー

Excelを使うときに絶対に出てくるのが「数式」だ。この数式、いくつも同じものをコピーしたいってぇことも多いだろう。たとえばこんな具合だ。

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合計額を出すためには、ひとつ上のセルの数字と、次のセルの数字を足す必要がある。つまり、F3セルに入る数式は「=F2+E3」、F4セルには「=F3+E4」が入る。Excelをちょっとばかし使ったことのあるヤツなら、このくらいすぐにわかるだろう。

だが、ここで数式のコピーをするのにドラッグを使ってるようじゃあ、まだまだひよっこだ。Excelを使いこなせるヤツは、最初の数式をいれたら、F3セルの右下にカーソルを合わせて、「+」マークを表示させる。

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それができたら、問答無用でダブルクリックだ。

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どうだ、あっという間に数式が入っただろう。表示された「+」をダブルクリックすると、最初に入力した式がデータが入力されている行までコピーされたんだ。もっと列が長い表だったら、さらに時間を短縮できる。せっかく便利な世の中になったんだから、こいつを駆使しない手はねぇぜ。

ちなみに、このコピー技は隣のセル同士の足し算や掛け算でも使える。数量と単価を掛け合わせたい、なんてときだな。こういう場合も、同じ処理をすることで数式がコピーされるから、いろいろ試してみろよな。

関連するシートを並べて表示

タブを使って複数のシートを見比べながら作業をするとき、いちいちタブを切り替えるのが面倒くさいと感じたことのあるヤツもいるんじゃねぇか?タブを切り替えながら作業をしていると、数字がずれてしまうこともあって、間違いの元だ。そんな凡ミスを防ぐために、3ステップでできる「シートを並べて表示させる方法」を教えておくぜ。

最初のステップは、Excelの「表示>新しいウインドウを開く」を並べたいシートの数だけクリックすることだ。3シートだったら、もともと表示されてる分を除いて2回開けばいいってことだな。

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次に、「新しいウインドウを開く」のとなりにある、整列ボタンをクリックだ。そうすると、整列の仕方が選べる。「並べる」、「上下」、「左右」のどれか、見やすいものを選べよ。「重ねて表示」だとほかのシートが見えねぇから、これ以外を選ぶんだ。

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こいつは、「並べて表示」を選んだ場合の画面だ。最後のステップ、「それぞれのシートで表示させたいタブを選ぶ」作業をしてみろ。それぞれのシートが一目瞭然で見られるようになる。

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一度入力した単語を簡単に再入力

お前ら、このExcelシートを見てみろ。何か気づくことはないか?
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「会社最寄り駅」が何度も出てくるだろう。どこに行くときだって、大抵は会社から出発するんだから当たり前だ。それに、まぐろ駅も何度も出てきてるな。こいつらを入力するとき、いちいち同じ文字を入れたり、前に入力したセルをコピーしたりすていると手間がかかる。そこで便利なのが「前に入力したのと同じ文字列を簡単に再入力する小技」だ。

やり方は至極簡単。入力したいセルを選んで[Alt]キーと[↓]キーを押すだけだ。
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こんな画面が出てきたら、選びたい文字列を選んでクリックすれば入力されるって寸法だ。

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この小技を使えば、入力スピードに自信がねえやつでもスピーディに書類が作成できるぜ。しかも、すでに入力した文字列を呼び出して選択するから、入力ミスや誤字も防げる。スピーディにかつミスなく入力できるっていう一石二鳥の小技だな。

小技を使ってExcelを使いこなせ

Excelを効率的に使いこなせるかは、ちょっとした小技をどれだけ知っているかでも変わってくる。Excelに苦手意識を持っているヤツはもちろん、得意だと思っているやつも、実はちょっとしたことを知らねぇってのはよくあることだ。便利な小技はこれ以外にもたくさんあるから、自分の業務に合ったテクを身に付けろよ。じゃあな!

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