TOP > スキルアップ > 【スキルアップ】読んでもらえる、伝わる資料作成のポイント

スキルアップ

2018.07.03(火)

【スキルアップ】読んでもらえる、伝わる資料作成のポイント

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

おう!言語の海も難なく泳ぎ、数字にも文書作成にも強い経理サバこと財前サバ夫だ!

突然だが、お前ら、文書作成業務を頼まれることはあるか? 「得意!」と胸を張ってるそこのヤツ、ちょいと上司とのやりとりを思い出してみろ。資料で報告済みの内容について、「あれってどうだったっけ」と聞き返された経験はねぇか? もし心当たりがあったら、客観的に見てわかりやすい資料が作れていない可能性があるってことだ。今回は、そういうヤツのために「わかりやすい資料」を作るコツを伝授するぜ。

まずは全体をイメージしろ

資料作成をするとき、いきなりパソコンに向かって打ち込みを始めているようじゃあ、わかりやすい資料作りへの道は遠い。最初にすべきなのは、パソコンを立ち上げることじゃねぇ。その資料で、「誰に、何を伝えるのか」を明確にすることだ。相手が今知っていることや、知りたいと思っていること、自分が相手に伝えたいことをクリアにしなければ、何をどこまで説明すべきかが曖昧になっちまう。それぞれの項目について、紙に書き出してみるのもいいだろう。頭の中だけでごちゃごちゃ考えてるよりも、目的がはっきりするはずだぜ。

次に、それらの情報を整理して、伝える順番を考えてみろ。紙に書き出した内容のなかには、重複する部分もあるだろう。そいつらをまとめて、いらないものは排除し、初見でもわかりやすくスムーズに頭に入るように、構成を練り直すんだ。

さて、ここまで終わったら、いよいよ実際に資料作りを始めることになる。わかりやすい資料が作れないヤツは、ここまでのステップを省略している場合が多い。準備をしっかりしておくことで、資料もわかりやすくなるし、作成もスムーズに進められるはずだ。

目的と結論を端的に

実際に資料を作るときに意識すべきなのが、「目的と結論を明確化させる」ってことだ。

資料を作る目的と結論は、どちらも最初のステップが終わった時点で決まっているはずだな? そいつを読み手に向けてはっきり書いておく必要がある。目的がなければ「この資料を見せて何がしたいのか」がわからねぇし、結論がなければ、「何を伝えたかったのか」がぼやけちまうからだ。ただし、いくら書いたとしても、読み手に伝わらなければ意味がない。箇条書きにしたり、わかりやすくまとめて項目立てをしたりするのが効果的だ。反対に、目的と結論を文書の中に散りばめちまうと、どこが伝えたいポイントなのかがわかりにくくなる。

うまく作れねぇってときは、資料の最初に、全体のまとめとして結論を書いちまえばいい。 もちろん、このときも「誰に」伝えるのかということを忘れちゃならねぇぜ。たとえ自分がわかっていることでも、資料を読む相手が知らないことについては、補足をいれたり言い回しを変えたりするようにしろよ。

表は色と線、フォントをうまく使え

資料のなかに表を入れ込むこともあるだろう。そういうとき、考えなしにExcelの表を貼り付けて終わりにしてねぇか?

誰かに見せるものである以上、たとえそれが表であっても、常にわかりやすさを意識する必要がある。4つのポイントを抑えるだけで、いつもの表が劇的に見やすくなるから、今すぐ実践してみろよ。

1.セルの幅を意識する
縦幅がつまり過ぎていると、ごちゃついた印象になる。反対に、広過ぎても表の全体が見えづらくなるだろう。ほどよくセルの幅を調整することで、表の見た目はがらりと変わる。縦幅を広めにとることを意識しながら、いろいろと試してみることだ。

2.色を活用する
せっかく色を塗れる機能があるんだから、活用しねぇ手はない。項目などを色分けすることで、表の体裁を整えるんだ。ただし、塗り過ぎにも要注意だ!色を使い過ぎてしまうと逆に見づらくなってしまうからな。

3.線を使いすぎない
線ばかりがたくさんひかれた表は、数字よりも線が目についちまってわかりづらい。罫線は細めにして、本当に必要な場所にだけ引くように心がけろ。

4.フォントに注意
たとえば、「MS明朝」で作られた表と、「Arial」で作られた表を見比べてみろ。どっちが見やすいかは一目瞭然だろう。オレ様のおすすめフォントは、「Arial」や「メイリオ」だ。自分でいろいろなフォントを試して、見比べてみるといい。

常に相手のことを意識しろ!

文書作成も、誰かが作って別のヤツが見る以上、コミュニケーションの一種だといえるだろう。そういうときに、ひとりよがりな資料を出してくるのは、自分のことしか見えてねぇ視界の狭いヤツってことだ。

広い海の中には、いろんな魚が住んでいる。会社だって同じだ。誰に何を伝えたくて、どのように書くべきなのか。こいつをしっかり抑えておけば、お前の資料は格段にわかりやすくなるはずだ。どうだ、次の資料作成が楽しみになってきただろう? 相手が自分の伝えたかったことを明確に理解してくれるってのは、嬉しいもんだぜ。その喜びを知るためにも、わかりやすい資料を作るようにしろよ。じゃあな!

これまでのスキル・経験を生かし、スキルアップ・キャリアアップしませんか?パソナの研修・キャリアコンサルティングは専門職種の研修も幅広く展開しています。

パソナの研修 キャリアコンサルティング 専門職種の研修が充実 あなたのスキルを新しい環境でパソナの研修 キャリアコンサルティング 専門職種の研修が充実 あなたのスキルを新しい環境でパソナの研修 キャリアコンサルティング 専門職種の研修が充実 あなたのスキルを新しい環境でパソナの研修 キャリアコンサルティング 専門職種の研修が充実 あなたのスキルを新しい環境で

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
シゴ・ラボCTA(記事下)
サバ夫の「VLOOKを使いこなせ!」
経理のキャリアアップ・チャレンジならパソナ