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スキルアップ

2018.09.18(火)

【スキルアップ】コミュニケーションは話すだけじゃない!文章で円滑にコミュニケーションをとるコツ

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おう!経理の世界を知り尽くした男の中の男、経理サバこと財前サバ夫だ!今の時代は、経理でも実務以外の能力が求められているのはお前らも知ってるよな?以前、ヒカリとユーイチがデータの見方を変えて、他部署とのコミュニケーションを良好にするって話をしてたが、コミュニケーション能力も経理に求められている能力の1つだ。そんなわけで今回は、メールなど文章でコミュニケーションをとるときのコツを伝授するぜ!

文面でのコミュニケーションを円滑にするコツとは!

大切なのはカッコイイ文章を書くことじゃねぇ!「誰に」「何を」伝えてぇかだ!

まず、文章を書くときお前たちは何を考える?まさか難しい言葉を使って、カッコイイ文章を作ろうなんて思ってねぇよな?もちろん、相手に失礼のないように、ある程度は言葉遣いに気をつける必要はあるが、なにもカッコイイ文章にする必要はねぇのさ。

ビジネスにおける文章ってのは、内容を理解してもらうことが一番の目的になる。どんなに有益な情報を書いてあったとしても、それが相手に伝わらないなら意味がねぇだろ?そして、送る相手も上司や部下みたいな社内の人間から、取引先といった社外の人間までさまざまだ。だからこそ、文章を書くときに大事なのは「どんな文章を書くか」じゃなくて「誰に何を伝えたいか」ってことに他ならねぇ。文章を書くときは、そこを意識してみるといいかもしれねぇな!

一文一義で文章をすっきりさせてみな

「一文一義」ってのは「一つの文章に一つの情報」ってことだ。文章ってのは、意識せずに書いていると、ダラダラと冗長になっちまいがちだ。だが、一文が長く、情報が多いと読むやつも内容が理解しにくくなっちまう。例えば下の例文を見てみな。

先日いただいた企画を拝見し、非常に興味深いと感じ、弊社としてもぜひご協力させていただきたく思うのですが、企画の中で数点気になる点がありましたので、つきましては、後日打ち合わせのお時間をいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。

どうだ?一文がダラダラと長ったらしくて、内容が入ってきにくく感じねぇか?これじゃあ文章のコミュニケーションもうまくいかねぇ。ただ、同じ内容でも、句点を使って一文を区切っていけば、もっと読みやすくなる。オレ様が直した文章がこれだ。

先日いただいた企画を拝見し、非常に興味深いと感じました。弊社としてもぜひご協力させていただきたいと思っています。しかし、企画の中で数点気になる点がありました。つきましては、後日打ち合わせのお時間をいただきたく存じます。ご都合はいかがでしょうか。

こんな風に句点で文章を区切ってみると読みやすくなるだろ?すっきりと読みやすい文章にするために、「一文一義」を心がけてみな!ただし、すべての文章が一文一義だと、今度は単調な印象を持たれかねねぇ。ときには「一文二義」を織り交ぜるとメリハリのある文章になるぜ。

主語と述語がしっかり対応してるかチェックしておけよ!

主語と述語はお前らも知ってるよな?その「主語と述語を正しく対応させる」ってのは、文章を書くうえで守らなきゃならねぇルールだ。例えば下の例文を見てみな。

部下の鈴木は、仕事も早く、周りとの協調性もあるという点について、高く評価している。

「部下の鈴木」が主語になっているにも関わらず、述語が「高く評価している」なのは不自然だよな?「部下の鈴木自身が、自分自身のそういったポイントを高く評価している。」ともとれなくはないが、そんなケースはほとんどねぇよな……。こんなふうに、主語と述語の対応が間違っていると、相手に内容を正しく理解してもらえなくなっちまう。これを直すなら、こうだな!

部下の鈴木は、仕事も早く、周りとの協調性もあるという点について、高く評価されている。

もしくは

部下の鈴木は、仕事も早く、周りとの協調性もある。私は、そういった点を高く評価している。

これで主語と述語がしっかりと対応して、意味が伝わりやすくなったはずだぜ?なにも意識せず文章を書いていると、こういった間違いが起こりやすい。文章を書くときは、主語と述語が対応しているのかのチェックも忘れるんじゃねぇぞ!

コミュニケーションを円滑にする文章を心がけろ!

生きていくうえでコミュニケーションってのは欠かせねぇもんだ。そしてコミュニケーションをとる以上は、しっかりと相手に内容が伝わるようにしなくちゃいけねぇ。それが仕事となればなおさらだ。カッコイイ文章に憧れる気持ちもあるかもしれねぇ。だが、それよりもまず内容が分かりやすい丁寧な文章を書くことが大切ってことを忘れるなよ!こういった細かいスキルアップの積み重ねが、意外とキャリアアップにも繋がるもんだ。文章で円滑なコミュニケーションをとるコツは、おさえておいて損はないはずだぜ。じゃあな!

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